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分析总结 │ 投标文件编制过程中的这些问题,需要引起重视

在招投标过程中,投标人提交的每一份投标文件,都凝聚着投标决策者和众多专业人员的大量心血,况且财力、物力花费不菲,因此几乎所有的投标人都十分珍惜每一次投标机会。但在具体招投标实践中,有的投标人屡战屡败,经常被“废标”处理,往往“乘兴而来、败兴而归”,却摸不清个中缘由。


导致这种现象发生的原因,除了投标人实力、投标策略等客观因素外,还在于投标人对招标文件研究不够深入,细节处理失当。成熟地处理投标的每一个细节,才能带来一次成功的投标。

投标文件的格式


包括投标文件的编制要求、签署要求、密封要求、装订要求等。


投标文件的编制要求。通常,投标文件由投标函、投标函附录、商务标文件、技术标文件、资格审查文件等组成,不同的招标文件对投标文件的组成要求大同小异。投标人要按照招标文件要求的内容、顺序和标准格式编制投标文件,切忌“想当然”,避免漏项、错项、“画蛇添足”等现象。招标文件要求必须提供的内容应当章节清晰,一目了然,以便于评审委员会审阅,在无形中提高“印象分”;有的招标文件在投标人必须提报的资料外,还允许提报投标人认为应当提报的其他内容,该部分不是评审委员会评审的重点,如招标文件没有特殊要求,一般应附在最后,在篇幅上也不宜“喧宾夺主”,以免造成“滥竽充数”之嫌。同时竞投多个标段的,还要注意每个标段分别提报标书,还是汇总后提报一套标书等。


投标文件的签署要求。首先,所有“签字盖章处”尤其是《投标函》和《投标函附录》,都应按要求盖章签字;其次,应注意招标文件是否允许用“投标专用章”等其他公章代替“投标单位公章”,是否允许用盖章代替签字,是否要求“页签”等等。


投标文件的装订要求。有的招标文件要求商务标、技术标同册装订,有的要求分别装订;有的招标文件禁止投标文件用可拆装工具装订等等。


投标文件的密封要求。通常招标文件要求的投标文件份数为正本一份、副本若干份,但在正本和副本的密封上要求不尽相同,有的招标文件要求正本和副本分别密封后再密封为一包,有的则要求正本、副本一起密封,还有的要求投标函单独密封等。有的招标文件要求外包密封处加盖“密封”章,有的招标加盖“投标单位公章”等等。


上述要求繁琐但十分重要,直接影响投标文件的有效性,应当引起投标人高度重视。不同的招标文件对上述格式要求不尽相同,投标人每一次投标都不应麻痹大意,以免造成“一着不慎、全盘皆输”的后果。

投标文件的提交


有的投标人习惯抱着投标文件去参加开标会,认为提前出发半小时,不会耽误投标文件提交,建议投标文件的提交应当“宜早不宜迟”。一方面,可以避免开标临近手忙脚乱,一旦出现交通堵塞或其他异常情况造成投标人无法按时提交投标文件,将会给投标人造成无法挽回的损失。因为招标投标法规定,投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,将投标文件送达投标地点。招标人在投标截止时间以后提交投标文件将被拒绝;


第二,投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件,补充、修改的内容为投标文件的组成部分。即使招标人代表因故未能参加开标,也不影响投标的有效性。


参加开标会


《招标投标法》规定,开标由招标人主持,邀请所有投标人参加。招标人在《投标人须知》中对投标人参加开标会做出明确的要求,有的招标人为遏制挂靠、转包等现象,会要求投标人的法定代表人或其委托代理人,甚至项目经理参加开标。


投标人作为招标的响应方,有义务按照招标人要求参加开标会,服从开标的工作安排。包括参加人员、开标时应携带的有关证明资料,如法定代表人证明(授权委托书)、身份证件、营业执照、资质证书,配合工作人员验证有关业绩信誉等。虽然不按规定参加开标会一般不会被拒绝投标,但陷入被动是显而易见的。

其他几种造成废标的情况


1、常见的错误问题


1.1资格预审文件的报名时间与递交时间混淆。

1.2资格预审文件的递交超过资审文件规定的截止时间。

1.3投标文件的递交超过招标文件规定的截止时间。

1.4投标文件要求提供的投标担保未在开标前送达,且复印件未按招标文件的要求装入投标文件内。

1.5投标文件装错信封,包装未按招标文件的要求进行包封。

1.6招标人有时会要求投标人(申请人)将一些重要证明文件装入标书中,而投标人并未装入。(如:投标保函、投标保证金的复印件等)。


2、投标书附录容易出现的问题


2.1投标文件中投标书附录未按招标文件要求进行签名、盖章和小签。

2.2招标人或投标人的名称写错、或颠倒。

2.3投标文件中所投标段号写错或未填。

2.4投标书的报价大小写不一致或大写错误。

2.5投标文件的报价与工程量清单汇总不一致。

2.6投标文件的工期编制不满足招标文件的要求。

2.7投标担保金额小于招标文件投标附录中规定的金额。

2.8投标文件的有效期不满足招标文件的规定。

2.9投标文件中承诺的工程质量标准不满足招标文件的要求。

2.10投标书附录中其他数据未按规定要求进行填写。如:履约保证金比例、质量保修期限、保留金比例、计量支付比例和时限等。


3、法定代表人授权书容易出现的问题


3.1投标文件授权书格式或内容与招标文件不符合。

3.2授权人非法定代表人。

3.3授权人或被授权人未签字。

3.4授权书的签署时间在其公证书出具时间之后。


4、投标书附表容易出现的问题


4.1投标文件中缺少招标文件给定的表格格式并且有编号的表格缺少。

4.2投标文件附表格式与招标文件相比有实质性改变。

4.3投标文件附表未按招标文件要求签字、盖章或附有关证明材料复印件。

4.4投标文件附表不填内容。如:分包人表等。


5、工程量清单容易出现的问题


5.1工程量清单格式更改。如:随意增加附注等。

5.2工程量清单子目、细目增加或者减少。

5.3工程量清单计算公式、定义发生更改。

5.4工程量清单出现算术错误,拒绝澄清修改。


6、业绩、资质证明文件问题


6.1投标文件(资审)中所放置的投标人资质、分包人资质达不到要求。

6.2投标人所列企业类似工程业绩达不到招标文件要求。

6.3投标文件(资审申请文件)中所放置的投标人拟投入的项目负责人资质和工作经验达不到招标文件(资审文件)要求,尤其是备选人员。


7、证明材料问题


7.1投标人营业执照、资质证书、安全生产证书复印件缺少有效期、年检有关的内容。

7.2企业业绩证明材料不是本企业的或出具的证明效力有问题。



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